Informativa segnalazione Illeciti

Informativa sulle segnalazioni di illeciti (“whistleblowing”)

(art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24)

In conformità all’art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, The Apartment S.r.l. con sede legale in Via Nicotera n. 29, 00195 – Roma P.IVA 15503741009 (di seguito, “Società”) fornisce ai propri dipendenti, collaboratori, liberi professionisti, consulenti, soci (“Interessati”) le informazioni in merito ai canali, procedure e presupposti per effettuare segnalazioni di illeciti adottati dalla Società, nonché indicazioni sul canale di segnalazione esterno attivato dall’ANAC.

1. Canale di segnalazione interno “People InTouch”

La Società ha predisposto un canale telematico di segnalazione degli illeciti rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing (ulteriormente ampliati dalla Policy Whistleblowing: v. infra) in forma scritta, avvalendosi delle soluzioni informatiche predisposte dal fornitore People InTouch B.V. (“Canale Interno”).  È possibile effettuare le segnalazioni inserendo le proprie credenziali di autenticazione.  Resta inoltre ferma, in aggiunta al Canale Interno, la disponibilità su richiesta di un confronto di persona con personale ad hoc (v. par. 2 – Policy Whistleblowing).

2. Policy Whistleblowing

La Società, inoltre, dà atto dell’adozione a livello di gruppo (e successivo adeguamento) di una procedura specifica (“Policy Whistleblowing”) per la segnalazione di illeciti (c.d. “compliance concern”).

La Policy Whistleblowing, inter alia, prevede:

a) una definizione ampia di illecito oggetto della segnalazione, inteso come qualsiasi atto o omissione (volontario o frutto di negligenza) tale da determinare una violazione di disposizioni di legge, regolamentari e/o amministrative, nonché procedure interne alla Società e/o al gruppo RTL;

b) la disponibilità del Canale Interno garantita in modo continuativo (24/7, 365gg l’anno, fermi restando gli aggiornamenti o guasti che potrebbero determinare la temporanea indisponibilità del Canale Interno);

c) in aggiunta al Canale Interno, la disponibilità su richiesta di un confronto di persona con personale / professionisti del dipartimento compliance (a seconda dei casi, della Società e/o del gruppo RTL);

d) garanzie specifiche in merito alla riservatezza dell’identità di segnalanti e segnalati, assicurata da:

• (i) un trattamento conforme alle informative privacy per segnalanti e segnalati, in ossequio ai principi di necessità e finalità del trattamento;
• (ii) un’attuazione rigorosa del principio di minimizzazione (need-to-know), che comporta la rivelazione dell’identità o, in generale, di dati personali e informazioni esclusivamente (a) con il consenso dell’Interessato, ovvero (b) nei casi in cui la rivelazione sia strettamente necessaria per attività istruttorie interne o l’adozione di misure successive alla presentazione della segnalazione, ovvero (c) nel caso in cui sia necessaria nell’ambito di procedimenti giudiziari penali, civili o amministrativi.

e) tempi certi sia di presa in carico della segnalazione (entro 7gg), sia per dare seguito alle segnalazioni ricevute (3 mesi).

3. Canale di segnalazione esterno (ANAC)

La Società informa gli Interessati che possono inoltre procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), esclusivamente qualora gli Interessati (a) abbiano già effettuato una segnalazione interna cui non è stato dato seguito nei termini previsti; (b) abbiano fondati motivi di temere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; nonché (c) negli altri casi previsti dal Decreto Whistleblowing.

4. Informative privacy

La Società ha inoltre predisposto le informative privacy necessarie a garantire adeguatamente i diritti alla riservatezza degli Interessati segnalanti, nonché delle persone segnalate, in modo da assicurare che il trattamento dei relativi dati personali avvenga in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 679/2016/UE nonché del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e, in particolare, in ossequio ai principi di necessità e minimizzazione del trattamento.

5. Disposizioni finali

La Società si riserva il diritto di modificare la presente Informativa, anche in base alle modalità concrete di implementazione del Regolamento Privacy nei singoli Stati membri (nonché alla luce di eventuali provvedimenti esecutivi del Regolamento Privacy emanati dal Garante per la protezione dei dati personali, o in caso di sopravvenute modifiche al Codice Privacy).

[Ultimo aggiornamento: 15/07/2023]